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allgemein:buerocloud:buerocloud_faq [2023/02/23 09:47]
christopher.keazor@uni-ulm.de [Q: Warum darf ich die VM nicht herunterfahren?] bessere gender-neutrale Formulierungen 		allgemein:buerocloud:buerocloud_faq [2024/01/29 14:15] (aktuell)
christopher.keazor@uni-ulm.de [Q: Wie kann ich einen lokalen Scanner mit der BüroCloud nutzen?]
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 Falls Sie eine Frage bezüglich der BüroCloud haben, aber weder hier noch auf den [[:allgemein:buerocloud:|übrigen Seiten zur Bürocloud]] die Antwort finden, zögern Sie nicht Ihre Frage über den [[https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/kiz/service-katalog/beratung-schulung-hilfe/helpdesk/|Helpdesk]] an uns zu schicken. Wir werden versuchen, Ihre Frage umgehend zu beantworten und ggf. die BüroCloud-Dokumentation (z.B. diese FAQ) entsprechend aktualisieren. Falls Sie eine Frage bezüglich der BüroCloud haben, aber weder hier noch auf den [[:allgemein:buerocloud:|übrigen Seiten zur Bürocloud]] die Antwort finden, zögern Sie nicht Ihre Frage über den [[https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/kiz/service-katalog/beratung-schulung-hilfe/helpdesk/|Helpdesk]] an uns zu schicken. Wir werden versuchen, Ihre Frage umgehend zu beantworten und ggf. die BüroCloud-Dokumentation (z.B. diese FAQ) entsprechend aktualisieren.
  
-==== Q: Was die Vorteile der BüroCloud? ====+==== Q: Was sind die Vorteile der BüroCloud? ====
 Für die Universität ergeben sich aus der Nutzung der BüroCloud die folgenden Vorteile: Für die Universität ergeben sich aus der Nutzung der BüroCloud die folgenden Vorteile:
   * **flexiblere und effizientere Nutzung der Büroflächen**: da, wie unter [[:allgemein:buerocloud:#Sinn und Zweck der BüroCloud|Sinn und Zweck der BüroCloud]] beschrieben, durch die BüroCloud-VM's die PC's vor Ort für die Benutzung durch andere Angestellte frei werden, müssen nicht unbedingt zusätzliche Arbeitsplätze und -Räume geschaffen werden wenn weitere Angestellte hinzukommen.   * **flexiblere und effizientere Nutzung der Büroflächen**: da, wie unter [[:allgemein:buerocloud:#Sinn und Zweck der BüroCloud|Sinn und Zweck der BüroCloud]] beschrieben, durch die BüroCloud-VM's die PC's vor Ort für die Benutzung durch andere Angestellte frei werden, müssen nicht unbedingt zusätzliche Arbeitsplätze und -Räume geschaffen werden wenn weitere Angestellte hinzukommen.
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   * **die vorhandene Hardware lässt sich mit VM's optimaler nutzen**: Im Prinzip ist es denkbar, die Auslastung der VM's laufend zu überwachen, und bei Bedarf nachzujustieren. So könnte eine überlastete VM eine stärkere Hardware bekommen und dafür eine VM, die überhaupt nicht ausgelastet wird, dafür eine schwächere Hardware. Das wird zwar in der Phase II noch nicht angewendet, könnte aber in zukünftigen Versionen der BüroCloud einmal kommen.   * **die vorhandene Hardware lässt sich mit VM's optimaler nutzen**: Im Prinzip ist es denkbar, die Auslastung der VM's laufend zu überwachen, und bei Bedarf nachzujustieren. So könnte eine überlastete VM eine stärkere Hardware bekommen und dafür eine VM, die überhaupt nicht ausgelastet wird, dafür eine schwächere Hardware. Das wird zwar in der Phase II noch nicht angewendet, könnte aber in zukünftigen Versionen der BüroCloud einmal kommen.
   * **erhöhte Sicherheit**: da VM's leichter überwacht werden können als physikalische PC's, und sich Softwareupdates problemloser aufspielen lassen, kann auch die Sicherheit durch VM's erhöht werden   * **erhöhte Sicherheit**: da VM's leichter überwacht werden können als physikalische PC's, und sich Softwareupdates problemloser aufspielen lassen, kann auch die Sicherheit durch VM's erhöht werden
-  * **verbesserte Mobilität**: anders als ein Desktop-PC ist eine VM von überall verfügbar. Im Prinzip ist die einzige Vorraussetzung, um mit der VM arbeiten zu können, ein geeignetes Gerät mit einem Internetzugang. Dies gilt zwar auch für Desktop-PC's mit aktiviertem RDP-Zugang, allerdings muss man hierbei die [[#Sinn und Zweck der BüroCloud|oben beschriebenen]] Nachteile in Kauf nehmen. **Sicherheitshinweis**: bitte nutzen Sie keine öffentlich zugänglichen Geräte (wie z.B. Pool-PC's) um sich in Ihre VM einzuloggen. Da diese Geräte für "jedermann" zugänglich sind, ist nicht auszuschließen, dass sie manipuliert wurden, um z.B. Ihre Zugangsdaten abzugreifen. +  * **verbesserte Mobilität**: anders als ein Desktop-PC ist eine VM von überall verfügbar. Im Prinzip ist die einzige Vorraussetzung, um mit der VM arbeiten zu können, ein geeignetes Gerät mit einem Internetzugang. Dies gilt zwar auch für Desktop-PC's mit aktiviertem RDP-Zugang, allerdings muss man hierbei die in [[:allgemein:buerocloud:BueroCloud_Sinn_und_Zweck|Sinn und Zweck der BüroCloud]] beschriebenen Nachteile in Kauf nehmen. **Sicherheitshinweis**: bitte nutzen Sie keine öffentlich zugänglichen Geräte (wie z.B. Pool-PC's) um sich in Ihre VM einzuloggen. Da diese Geräte offen zugänglich sind, ist nicht auszuschließen, dass sie manipuliert wurden, um z.B. Ihre Zugangsdaten abzugreifen. 
-  * ... + 
-und dadurch insgesamt eine Kostenersparnis.+Durch die oben genannten Vorteile ergibt sich insgesamt für die Universität eine Kostenersparnis.
  
 ==== Q: Was ist der aktuelle Stand der BüroCloud? ==== ==== Q: Was ist der aktuelle Stand der BüroCloud? ====
-Die BüroCloud befindet sich Momentan in der "Phase II (Basic)". In dieser Phase soll primär das HomeOffice verbessert und es ermöglicht werden, dass Mitarbeiter im HomeOffice arbeiten, ohne dabei einen physikalischen PC im Büro zu belegen, so dass der PC im Büro parallel von einem anderen Mitarbeiter genutzt werden kann. [[allgemein:buerocloud#Sinn und Zweck der BüroCloud|Auf der Übersichtsseite]] wird der Sinn und Zweck der Phase II etwas genauer beschrieben.+Die BüroCloud befindet sich Momentan in der "Phase II (Basic)". In dieser Phase soll primär das HomeOffice verbessert und es ermöglicht werden, dass Angestellte im HomeOffice arbeiten, ohne dabei einen physikalischen PC im Büro zu belegen, so dass der PC im Büro parallel von einem anderen Teammitglied genutzt werden kann. [[allgemein:buerocloud#Sinn und Zweck der BüroCloud|Auf der Übersichtsseite]] wird der Sinn und Zweck der Phase II etwas genauer beschrieben.
  
 Die BüroCloud ist in der jetzigen Phase II noch sehr stark an die bisherigen Arbeitsplatz-PC's angelehnt, um die Umstellung für die Angestellten so einfach wie möglich zu halten. In zukünftigen Versionen sollen die [[:allgemein:buerocloud#bekannte_einschraenkungen|jetzigen Einschränkungen der BüroCloud]] beseitigt und die BüroCloud insgesamt immer flexibler, vielseitiger und einfach praktischer werden. Die BüroCloud ist in der jetzigen Phase II noch sehr stark an die bisherigen Arbeitsplatz-PC's angelehnt, um die Umstellung für die Angestellten so einfach wie möglich zu halten. In zukünftigen Versionen sollen die [[:allgemein:buerocloud#bekannte_einschraenkungen|jetzigen Einschränkungen der BüroCloud]] beseitigt und die BüroCloud insgesamt immer flexibler, vielseitiger und einfach praktischer werden.
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 Allerdings ist es für einen sicheren Betrieb dann leider erforderlich, dass das kiz die Möglichkeit, sich via [[:zuv:corona:remotedesktop|RDP]] auf den Desktop-PC zu verbinden, deaktiviert. Dies ist erforderlich, da es sonst [[:allgemein:buerocloud#sinn_und_zweck_der_buerocloud|wie hier beschrieben]] zu Problemen kommen würde, wenn Angestellte im HomeOffice versehentlich mal versuchen würden sich mit ihrem Arbeitsplatz-Rechner zu verbinden während dort schon jemand arbeitet (oder andersrum). Allerdings ist es für einen sicheren Betrieb dann leider erforderlich, dass das kiz die Möglichkeit, sich via [[:zuv:corona:remotedesktop|RDP]] auf den Desktop-PC zu verbinden, deaktiviert. Dies ist erforderlich, da es sonst [[:allgemein:buerocloud#sinn_und_zweck_der_buerocloud|wie hier beschrieben]] zu Problemen kommen würde, wenn Angestellte im HomeOffice versehentlich mal versuchen würden sich mit ihrem Arbeitsplatz-Rechner zu verbinden während dort schon jemand arbeitet (oder andersrum).
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 ==== Q: Wie kann ich Zoom in der BüroCloud nutzen? ==== ==== Q: Wie kann ich Zoom in der BüroCloud nutzen? ====
 Die jetzige Version der Bürocloud sieht leider die Nutzung von Multimedia-Anwendungen, Die jetzige Version der Bürocloud sieht leider die Nutzung von Multimedia-Anwendungen,
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 Es ist jedoch ein [[allgemein:buerocloud:buerocloud_howto#Workaround: Nutzung von Zoom in der Bürocloud|Workaround]] verfügbar, Es ist jedoch ein [[allgemein:buerocloud:buerocloud_howto#Workaround: Nutzung von Zoom in der Bürocloud|Workaround]] verfügbar,
 mit dem Sie mit Hilfe einer lokalen Zoom-Konferenz Zoom dennoch in Verbindung mit der BüroCloud nutzen können. mit dem Sie mit Hilfe einer lokalen Zoom-Konferenz Zoom dennoch in Verbindung mit der BüroCloud nutzen können.
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 +==== Q: Wie kann ich einen lokalen Scanner mit der BüroCloud nutzen? ====
 +Leider ist es mit der jetzigen Version der BüroCloud nicht möglich, einen lokal angeschlossenen Scanner direkt mit der BüroCloud-VM zu verbinden.
 +Als Workaround scannen Sie bitte das Dokument lokal und verschieben es dann auf eines Ihrer Netzlaufwerke. Das kiz arbeitet an dem Problem und hofft, dass in zukünftigen Versionen der BüroCloud Scannen auch direkt unterstützt wird.
  
 ==== Q: Warum muss ich erst eine VPN-Verbindung herstellen? Warum kann ich mich nicht gleich direkt mittels RDP mit der BüroCloud verbinden? ==== ==== Q: Warum muss ich erst eine VPN-Verbindung herstellen? Warum kann ich mich nicht gleich direkt mittels RDP mit der BüroCloud verbinden? ====
 Dieser Schritt ist erforderlich, da die BüroCloud (wie auch die Desktop-PC's) aus Sicherheitsgründen RDP-Verbindungen nur von innerhalb des Verwaltungsnetzes der Universität Ulm erlaubt. Ein [[wpde>Virtual Private Network|VPN]] ermöglicht es sozusagen Ihrem Heimnetzwerk, zu einem Teil des internen Universitätsnetzwerkes zu werden. Ohne das VPN würden alle Daten zwischen Ihrem Rechner zuhause und der VM in der BüroCloud relativ ungeschützt über das Internet übertragen werden und könnten verhältnismäßig leicht abgefangen und / oder manipuliert werden. Durch das VPN wird die Verbindung geschützt.\\ Dieser Schritt ist erforderlich, da die BüroCloud (wie auch die Desktop-PC's) aus Sicherheitsgründen RDP-Verbindungen nur von innerhalb des Verwaltungsnetzes der Universität Ulm erlaubt. Ein [[wpde>Virtual Private Network|VPN]] ermöglicht es sozusagen Ihrem Heimnetzwerk, zu einem Teil des internen Universitätsnetzwerkes zu werden. Ohne das VPN würden alle Daten zwischen Ihrem Rechner zuhause und der VM in der BüroCloud relativ ungeschützt über das Internet übertragen werden und könnten verhältnismäßig leicht abgefangen und / oder manipuliert werden. Durch das VPN wird die Verbindung geschützt.\\
-Aus diesem Grund muss die VPN-Verbindung auch über die gesamte Zeit Ihrer Arbeitssitzung aktiviert bleiben. Falls die Verbindung mal abbricht, wird darum auch automatisch die RDP-Verbindung unterbrochen, so lange bis die VPN-Verbindung wiederhergestellt wurde. Der von der Universität verwendete Cisco-Anyconnect-Client probiert bei einem Verbindungsabbruch allerdings automatisch einige Male, die Verbindung neu aufzubauen. Sollte es mal zu Abbrüchen kommen, "repariert" sich die Verbindung dadurch in der Regel selbst. Sollten Sie dennoch Probleme mit der Stabilität der Verbindung haben, kontaktieren Sie bitte den [[https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/kiz/service-katalog/beratung-schulung-hilfe/helpdesk/|Helpdesk]].+Aus diesem Grund muss die VPN-Verbindung auch über die gesamte Zeit Ihrer Arbeitssitzung aktiviert bleiben. Falls die Verbindung mal abbricht, wird darum auch automatisch die RDP-Verbindung unterbrochen, so lange bis die VPN-Verbindung wiederhergestellt wurde. Der von der Universität verwendete Cisco Secure Client probiert bei einem Verbindungsabbruch allerdings automatisch einige Male, die Verbindung neu aufzubauen. Sollte es mal zu Abbrüchen kommen, "repariert" sich die Verbindung dadurch in der Regel selbst. Sollten Sie dennoch Probleme mit der Stabilität der Verbindung haben, kontaktieren Sie bitte den [[https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/kiz/service-katalog/beratung-schulung-hilfe/helpdesk/|Helpdesk]].
  
 ==== Q: Warum darf ich die VM nicht herunterfahren? ==== ==== Q: Warum darf ich die VM nicht herunterfahren? ====