FAQ

Falls Sie eine Frage bezüglich der BüroCloud haben, aber weder hier noch auf den übrigen Seiten zur Bürocloud die Antwort finden, zögern Sie nicht Ihre Frage über den Helpdesk an uns zu schicken. Wir werden versuchen, Ihre Frage umgehend zu beantworten und ggf. die BüroCloud-Dokumentation (z.B. diese FAQ) entsprechend aktualisieren.

Für die Universität ergeben sich aus der Nutzung der BüroCloud die folgenden Vorteile:

• flexiblere und effizientere Nutzung der Büroflächen: da, wie unter Sinn und Zweck der BüroCloud beschrieben, durch die BüroCloud-VM's die PC's vor Ort für die Benutzung durch andere Angestellte frei werden, müssen nicht unbedingt zusätzliche Arbeitsplätze und -Räume geschaffen werden wenn weitere Angestellte hinzukommen.
• reduzierter Energiebedarf, da:
  1. die Desktop-PC's nun nur dann eingeschaltet sein müssen wenn auch wirklich jemand vor Ort daran arbeitet, und weil
  2. eine Anzahl virtueller Maschinen in der Regel weniger Energie benötigt als dieselbe Anzahl physikalischer Computer
• einfachere Wartung: im Gegensatz zu einem physikalischem PC lässt sie die Hardwarekonfiguration bei einer VM mit einigen wenigen Klicks oder Kommandozeilenbefehlen auf neue Bedürfnisse anpassen. Auch ist eine VM über eine zentrale Steuerung verwaltbar. So lassen sich VM's beispielsweise bequem je nach Bedarf „remote“ herauf- und herunterfahren, und auch das Anlegen neuer VM's ist mit viel weniger Aufwand verbunden als einen zusätzlichen PC zu beschaffen und zu konfigurieren. Auch lassen sich von einer VM bei Bedarf sehr leicht Sicherungskopien anlegen.
• die vorhandene Hardware lässt sich mit VM's optimaler nutzen: Im Prinzip ist es denkbar, die Auslastung der VM's laufend zu überwachen, und bei Bedarf nachzujustieren. So könnte eine überlastete VM eine stärkere Hardware bekommen und dafür eine VM, die überhaupt nicht ausgelastet wird, dafür eine schwächere Hardware. Das wird zwar in der Phase II noch nicht angewendet, könnte aber in zukünftigen Versionen der BüroCloud einmal kommen.
• erhöhte Sicherheit: da VM's leichter überwacht werden können als physikalische PC's, und sich Softwareupdates problemloser aufspielen lassen, kann auch die Sicherheit durch VM's erhöht werden
• verbesserte Mobilität: anders als ein Desktop-PC ist eine VM von überall verfügbar. Im Prinzip ist die einzige Vorraussetzung, um mit der VM arbeiten zu können, ein geeignetes Gerät mit einem Internetzugang. Dies gilt zwar auch für Desktop-PC's mit aktiviertem RDP-Zugang, allerdings muss man hierbei die in Sinn und Zweck der BüroCloud beschriebenen Nachteile in Kauf nehmen. Sicherheitshinweis: bitte nutzen Sie keine öffentlich zugänglichen Geräte (wie z.B. Pool-PC's) um sich in Ihre VM einzuloggen. Da diese Geräte offen zugänglich sind, ist nicht auszuschließen, dass sie manipuliert wurden, um z.B. Ihre Zugangsdaten abzugreifen.

Durch die oben genannten Vorteile ergibt sich insgesamt für die Universität eine Kostenersparnis.

Die BüroCloud befindet sich Momentan in der „Phase II (Basic)“. In dieser Phase soll primär das HomeOffice verbessert und es ermöglicht werden, dass Angestellte im HomeOffice arbeiten, ohne dabei einen physikalischen PC im Büro zu belegen, so dass der PC im Büro parallel von einem anderen Teammitglied genutzt werden kann. Auf der Übersichtsseite wird der Sinn und Zweck der Phase II etwas genauer beschrieben.

Die BüroCloud ist in der jetzigen Phase II noch sehr stark an die bisherigen Arbeitsplatz-PC's angelehnt, um die Umstellung für die Angestellten so einfach wie möglich zu halten. In zukünftigen Versionen sollen die jetzigen Einschränkungen der BüroCloud beseitigt und die BüroCloud insgesamt immer flexibler, vielseitiger und einfach praktischer werden.

Ja, durch die BüroCloud ist es möglich dass Teammitgliedern den eigenen Desktop-PC nutzen während Sie selbst gleichzeitig im HomeOffice sind.

Allerdings ist es für einen sicheren Betrieb dann leider erforderlich, dass das kiz die Möglichkeit, sich via RDP auf den Desktop-PC zu verbinden, deaktiviert. Dies ist erforderlich, da es sonst wie hier beschrieben zu Problemen kommen würde, wenn Angestellte im HomeOffice versehentlich mal versuchen würden sich mit ihrem Arbeitsplatz-Rechner zu verbinden während dort schon jemand arbeitet (oder andersrum).

Die jetzige Version der Bürocloud sieht leider die Nutzung von Multimedia-Anwendungen, unter die auch Video-Konferenz-Software fällt, direkt in der VM noch nicht vor. In zukünftigen Versionen soll aber auch dies möglich werden. Es ist jedoch ein Workaround verfügbar, mit dem Sie mit Hilfe einer lokalen Zoom-Konferenz Zoom dennoch in Verbindung mit der BüroCloud nutzen können.

Leider ist es mit der jetzigen Version der BüroCloud nicht möglich, einen lokal angeschlossenen Scanner direkt mit der BüroCloud-VM zu verbinden. Als Workaround scannen Sie bitte das Dokument lokal und verschieben es dann auf eines Ihrer Netzlaufwerke. Das kiz arbeitet an dem Problem und hofft, dass in zukünftigen Versionen der BüroCloud Scannen auch direkt unterstützt wird.

Dieser Schritt ist erforderlich, da die BüroCloud (wie auch die Desktop-PC's) aus Sicherheitsgründen RDP-Verbindungen nur von innerhalb des Verwaltungsnetzes der Universität Ulm erlaubt. Ein VPN ermöglicht es sozusagen Ihrem Heimnetzwerk, zu einem Teil des internen Universitätsnetzwerkes zu werden. Ohne das VPN würden alle Daten zwischen Ihrem Rechner zuhause und der VM in der BüroCloud relativ ungeschützt über das Internet übertragen werden und könnten verhältnismäßig leicht abgefangen und / oder manipuliert werden. Durch das VPN wird die Verbindung geschützt.
Aus diesem Grund muss die VPN-Verbindung auch über die gesamte Zeit Ihrer Arbeitssitzung aktiviert bleiben. Falls die Verbindung mal abbricht, wird darum auch automatisch die RDP-Verbindung unterbrochen, so lange bis die VPN-Verbindung wiederhergestellt wurde. Der von der Universität verwendete Cisco Secure Client probiert bei einem Verbindungsabbruch allerdings automatisch einige Male, die Verbindung neu aufzubauen. Sollte es mal zu Abbrüchen kommen, „repariert“ sich die Verbindung dadurch in der Regel selbst. Sollten Sie dennoch Probleme mit der Stabilität der Verbindung haben, kontaktieren Sie bitte den Helpdesk.

Hier verhält sich die VM genauso wie der Arbeitsplatz-PC auch: einmal heruntergefahren bleibt die Maschine so lange ausgeschaltet, bis sie irgendjemand wieder einschaltet. Bei Arbeitsplatz-PC's ist das allerdings nicht ganz so schlimm wie bei den VM's der BüroCloud, denn hier können Sie ja evtl. noch Teammitglieder bitten, den Rechner für Sie wieder hochzufahren, oder Sie schalten ihn selbst wieder ein wenn Sie vor Ort sind. Bei einer VM, die nicht physikalisch existiert, ist dies nicht möglich. Hier können (zumindest in der jetzigen Phase II (Basic)) nur die Angestellten des kiz helfen. Ausserdem werden Arbeitsplatz-PC's jeden Morgen automatisiert gestartet, was bei den VM's der BüroCloud im Moment noch nicht der Fall ist.

Sollten Sie Ihre VM doch einmal versehentlich heruntergefahren haben, schicken Sie uns bitte eine Email an helpdesk@uni-ulm.de oder kontaktieren Sie uns in dringenden Fällen auch telefonisch über den Helpdesk. Wenn es nicht dringend ist, können Sie auch einfach abwarten. In der Phase II überwachen Angestellte des kiz in unregelmässigen Abständen die VM's in der BüroCloud und fahren sie wieder bei Bedarf wieder hoch.

Diese Einschränkung wird in zukunftigen Versionen der BüroCloud vermutlich nicht mehr existieren, aber in der momentanen Version ist sie leider noch vorhanden.

Bei Problemen mit der BüroCloud, wie beispielsweise Problemen mit RDP, ist die Erste Hilfe die richtige Anlaufstelle.