Punkt 1: Einrichten des Kontos
Punkt 2: Einrichten eines Kalenders
Punkt 3: Einbinden des Uni Adressbuch

Beim erstmaligen Öffnen von Thunderbird öffnet sich automatisch ein Dialog zum Einrichten einer bestehenden E-Mail-Adresse. Haben Sie bereits ein anderes Konto hinterlegt, können Sie das neue Konto über das Menü hinzufügen:

• Drücken Sie F10 auf Ihrer Tastatur, um die Menüleiste einzublenden.
• Öffnen Sie den Dialog über Datei - Neu - Bestehendes E-Mail-Konto…

• Geben Sie Ihren Namen so ein, wie ihn die Empfänger einer Mail sehen sollen.
• Melden Sie sich anschließend mit Ihrer Uni-Mailadresse sowie dem zugehörigen Passwort an. Speichern Sie aus Sicherheitsgründen das Passwort nur, wenn Sie ein Masterpasswort für Thunderbird vergeben haben oder Ihre Festplatte verschlüsselt ist. Wie Sie für Thunderbird ein Masterpasswort setzen, ist in folgender Anleitung unter dem Punkt „Thunderbird“ beschrieben: https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/kiz/service-katalog/informationssicherheit/digitale-zertifikate/dfn-global-nutzerzertifikate/schritt-3-e-mail-client-einrichten/
• Klicken Sie auf Weiter.

Das Programm erkennt anhand der Mailadresse automatisch die richtigen Konfigurationseinstellungen, was durch einen grünen Haken symbolisiert wird. Klicken Sie auf Fertig, um die Einrichtung abzuschließen.

Sollten Sie Probleme mit der automatischen Erfassung der Einstellungen haben, können Sie diese manuell überprüfen und gegebenenfalls ändern. Klicken Sie hierzu auf Manuell einrichten. Vergleichen Sie nun die eingetragenen Daten mit denen im folgenden Bild:

• Öffnen Sie die Seite https://sogo.uni-ulm.de/SOGo/.
• Loggen Sie sich mit Ihren Nutzerdaten ein.
• Wechseln Sie nun oben rechts auf den Tab Kalender.

• Öffnen Sie die Eigenschaften des gewünschten Kalenders, indem Sie auf die drei Punkte dahinter klicken. Der Name des Standardkalenders lautet Persönlicher Kalender, Sie können der Kalenderliste aber auch einen oder mehrere neue Kalender hinzufügen.

• Wählen Sie Links zu diesem Kalender.

• Kopieren Sie die CalDAV-URL aus dem Bereich Zugang für authentifizierte Benutzer. Die Links unter „Öffentlicher Zugang“ können Sie mit Personen teilen, welche ausschließlich lesenden Zugriff auf den Kalender erhalten sollen.

• Öffnen Sie Thunderbird und blenden die Menüleiste ein, indem Sie F10 auf Ihrer Tastatur drücken.
• Die Kalenderansicht lässt sich nun über Termine und Aufgaben > Kalender öffnen. Alternativ können Sie die Ansicht über das Kalendericon oben rechts in der Tableiste hinzuschalten.

• Über Datei – Neu – Kalender lassen sich neue Kalender hinzufügen. Schneller geht dies per Rechtsklick unter die Kalenderauflistung, hier wählen Sie Neuer Kalender…

• Wählen Sie Im Netzwerk, sodass Ihr Kalender stets synchronisiert und aktuell gehalten wird. Klicken Sie auf Weiter.

• Wählen Sie CalDAV. Tragen Sie unter Benutzername Ihre Uni Mailadresse ein und fügen Sie unter Adresse die aus Sogo kopierte CalDAV-URL ein. Wenn Sie die Option Offline-Unterstützung aktivieren, können Sie den Kalender auch nutzen, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Klicken Sie auf Weiter.

• Vergeben Sie einen beliebigen Namen und eine spezifische Farbe für den Kalender. Wählen Sie unter E-Mail Ihre Uni-Mailadresse aus. Klicken Sie auf Weiter.

• Um sich zu authentifizieren, geben Sie im nächsten Schritt denselben Benutzernamen und das Passwort ein, welches Sie für den Login auf Sogo verwenden. Die Passwortverwaltung zum Speichern des Passworts dürfen Sie nur nutzen, wenn Sie ein Masterpasswort für Thunderbird vergeben haben oder Ihre Festplatte verschlüsselt ist. Lassen Sie das Kästchen andernfalls frei. Klicken Sie auf Ok und anschließend auf Fertigstellen. Die Termine des Kalenders werden nun in Thunderbird angezeigt.

• Erstellen Sie per Doppelklick auf den gewünschten Tag neue Termine im Kalender.

Sie können sich über die Einstellungen das Adressbuch der gesamten Universität einbinden, indem Sie in Thunderbird über den Reiter „Extras“ → Konten Einstellungen gehen.
Dort finden Sie in Ihrem Email-Konto „Verfassen und Adressieren“. Das Adressbuch steht bereits zur Verfügung und muss nur noch ausgewählt werden.

Auf dem nachfolgenden Bild sehen Sie die beschriebenen Einstellungen:

Studierende und Alumni haben eine Standard-Quota von 2 GB, Beschäftigte von 4 GB. Alle auf dem Mailserver zu einem Account gespeicherten E-Mails (Posteingang und sämtliche Unterordner) dürfen inklusive eventueller Attachments dieses Datenvolumen nicht überschreiten. Der aktuelle Füllstand kann in Thunderbird geprüft. Selektieren Sie dazu den Ordner Posteingang mit der rechten Maustaste und wählen Eigenschaften. Unter Kontingent finden Sie die aktuelle Belegung.

Weitere Informationen finden Sie hier Datenkontingente

Absenderadressen von E-Mails können leicht gefälscht werden. Auch der Inhalt kann auf dem Übertragungsweg verändert werden. Daraus ergeben sich diese Anforderungen:

• Sicherstellung der Authentizität. Es muss sichergestellt werden, dass die Absendenden diejenige sind, die sie vorgeben zu sein.

• Sicherstellung der Integrität. Es muss sichergestellt werden, dass der Inhalt der E-Mail auf dem Übertragungsweg nicht verfälscht wurde.

Mit einer digitalen Unterschrift können beide Anforderungen erfüllt werden. In Thunderbird kann das einfach überprüft werden. Klicken Sie dazu auf das S/MIME Symbol oben rechts in der E-Mail.

Sie erhalten eine Infobox mit Informationen über die Authentizität und Integrität der E-Mail. Nur wenn beide Merkmale erfüllt sind, darf der E-Mail vertraut werden.

Je nach Zertifizierungsstelle (DFN-PKI bis August 2023, GÉANT/TCS/Secitgo ab September 2023) sehen die Signaturen leicht unterschiedlich aus.

Wenn Thunderbird bei der Prüfung der digitalen Signatur Probleme feststellt, erscheint dieses Symbol.

Alle E-Mails, die vom kiz verschickt werden, sind digital unterschrieben. Die Absenderadresse entspricht dieser Form: vorname.nachname@uni-ulm.de. Die Absenderadresse kann im Elektronischen Telefonbuch ETB überprüft werden. Dazu bitte Kopieren/Einfügen verwenden. Über das ETB erhalten Sie auch Abteilung und Einrichtung des Absenders. Einige Einrichtungen der Universität Ulm verwenden Gruppenzertifikate, was zu einer anderen Notation führt. Achten Sie in jedem Fall auf die Korrektheit des Domänennamens uni-ulm.de. Digitale Unterschriften basieren auf digitalen Zertifikaten, die ein Ablaufdatum haben. Das führt dazu, dass in archivierten E-Mails irgendwann das Ablaufdatum des Zertifikats erreicht wird, das damit ungültig wird.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Offizielle E-Mails erkennen

Eine E-Mail ist mit einer Postkarte vergleichbar. Jeder, der Zugriff auf die E-Mail hat, kann sie lesen. Um das zu verhindern, muss die E-Mail verschlüsselt werden. Daraus ergibt sich eine weitere Anforderung:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit. Es muss sichergestellt werden, dass die E-Mail auf dem Übertragungsweg nicht gelesen werden kann.

Bei einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung können nur die Kommunikationsendpunkte die E-Mail lesen. Wie die digitale Signatur basiert auch Verschlüsselung auf kryptografischen Methoden, die ein digitales Zertifikat erfordern. Angehörige der Universität Ulm können dazu ein Nutzerzertifikat beantragen. Bei der Erstellung des Zertifikatsantrags wir das für die Verschlüsselung notwendige Schlüsselpaar, öffentlicher und privater Schlüssel, erzeugt. Mit dem öffentlichen Schlüssel werden E-Mails verschlüsselt und mit dem privaten Schlüssel entschlüsselt. Wer also eine verschlüsselte E-Mail verschicken will, der benötigt den öffentlichen Schlüssel des Empfangenden. Öffentliche Schlüssel können durch signierte E-Mails übermittelt werden. Das Mailprogramm des Absendenden der verschlüsselten E-Mail findet über die Mailadresse automatisch den für die Verschlüsselung benötigen öffentlichen Schlüssel und kann damit die E-Mail verschlüsseln. Die Antragsformulare und eine Anleitung wie ein Nutzerzertifikat in Thunderbird importiert wird, finden Sie hier Nutzerzertifikat

Normalerweise werden E-Mails beim Löschvorgang in den Papierkorb von Thunderbird verschoben. Es gibt aber auch eine Möglichkeit E-Mails endgültig zu löschen. Markieren Sie dazu die E-Mail(s) die endgültig gelöscht werden sollen und drücken Sie dann die Umschalt-Taste (gedrückt lassen) und anschließend die Entfernen-Taste. Es erscheint eine Warnung, die bestätigt werden muss